Meeting und das in Präsenz?

14. Mai 2022

Wir haben als NGO auch vor der Pandemie digital zusammengearbeitet. Doch wie begeistern wir wieder für Präsenz? Dauerhaftes Home Office – für viele Geschichte. Für das Ende des Jahres planen wir ein großes Präsenzmeeting – unsere Jahreshauptversammlung. 3 kurze Tipps für eine Präsenzveranstaltung.

Miteinander in einem Raum

Vor 2020 hat die Jahreshauptversammlung, das Yearly Meeting, in Präsenz stattgefunden. Für uns Mitglieder war es das Ereignis des Jahres, wo wir zusammenkommen und uns austauschen können. Die monatlichen Meetings sowie die Absprachen in den kleineren Teams waren und sind weiterhin digital. Warum? Das liegt an den unterschiedlichen Wohnorten von uns. Auch unsere Absprache mit unseren Kooperationen wie zum Beispiel mit MYLILY läuft digital.

Die Jahreshauptversammlung

Bei der Hauptversammlung kommen wir als Team zusammen und lassen das Jahr passieren, schauen auf abgeschlossene Projekte zurück und überlegen uns, wo wir als Verein, als NGO stehen. Für uns ist es besonders wichtig, nach vorne zu schauen: Was können wir auf den neuen Erkenntnissen lernen? Welche Herausforderungen stehen uns bevor? Für die Versammlung nehmen wir uns ein Wochenende und tüfteln zusammen an neuen Ideen sowie Konzepten.

Die Pandemie hat es uns, genauso wie vielen anderen Organisationen, nicht ermöglicht sich in Präsenz auszutauschen. Ende 2022 steht unsere nächste Hauptversammlung bevor, ein knappes halbes Jahr.

„Endlich wieder live“ vs. „yes, wir machen es weiter digital“?

Bei dieser Frage gibt es Argumente für beide Seiten. Auf der einen Seite ist das Treffen in echt für einige eine Möglichkeit sich freier auszutauschen, ohne Augenmüdigkeit vor dem Bildschirm. Auf der anderen Seite kann es eine Herausforderung sein, sich nach zwei Jahren „Wir wählen uns aus dem Garten, dem Zug oder dem Park in das Meeting ein“ wieder zum Beispiel der An- und Abfahrtszeit zu stellen.

Für uns ist das keine Entweder-oder-Frage:

Wir haben uns für eine Präsenzveranstaltung entschieden, ermöglichen aber vor allem eine hybride Hauptversammlung. Beispielsweise schaltet sich auch das Onsite-Team in Malawi dazu, genauso wie bei unseren Monthly Meetings, wo das Offsite-Team und das Onsite-Team sich gemeinsam austauscht.

Aber wieso überhaupt in echt?

Einige stellen sich die Frage, wieso man Treffen wieder in Präsenz macht. Online-Meetings sind für uns alle zum Alltag, zur Routine geworden. Es ist wichtig, dass wieso für sich zu formulieren und sich vor Augen zu führen, welchen Mehrwert ein Präsenzmeeting für die Organisation, das Projekt leistet.

Zurück zu 2019?

Der wichtigste Tipp ist, dass eine Präsenzveranstaltung nicht bedeutet, dass wir alles wie früher machen. Für uns ist es entscheidend, aus den Erkenntnissen der letzten Jahre zu lernen. Wenn es im digitalen Meeting pro Stunde 5-10 Minuten Pause gibt, dann sollte das im Präsenzmeeting nicht einfach übergangen werden. Die Jahreshauptversammlung ist für uns eine Kombination aus Themen, welche besprochen werden sollen und einem sozialen Zusammenkommen.

Bis bald!

Wir sind gespannt, bald einen neuen Beitrag für #FacesOfTom zu haben. Seid ihr schon neugierig und wollt ihr auch Teil des Teams werden? Wenn ihr Fragen an das OffSite-Team habt, freuen wir uns immer darüber diese in unsere Interviews mit aufzunehmen. Schreib uns auf Social Media. Bis bald!